電話について②

　意外と知らないで間違って使っている言葉ってあるんですよね。

　取引先相手に電話している時に・・・
　上司(３０代女性)と先輩(４０代男性)は、いつもこんな風に電話してるんです。
　「(自分の名前を名乗ってから)○○さんおりますか？」
　これって、どこが間違っているかおわかりでしょうか？
　そもそも『おる』と言う言葉は自分や身内がそこに居ると言う事を
　へりくだって言う謙譲語なのです。
　ですから、「××(自分の苗字)ですが、母はおりますでしょうか？」
　・・・と言う風に使うのなら良いのですが、取引先様へ電話しているのに
　「おりますか？」は、実は大変失礼な言い方なんですよね。
　正解は「○○様、いらっしゃいますか？」ですね。
　会社の先輩とか年齢が上の人だからと言って、正しい言葉遣いをしているとは
　限りませんから、そのあたりも十分気をつける必要がありますね。

　私もね・・・
　ずっとこの２人には気になってるんですが、なかなか言えなくてね〜。
　これが新入社員とか後輩だったら、「それ違ってるよ」って言えるんだけどね。
　難しいですわ(^^ゞ

　それから・・・
　電話を受け取った時は、必ずメモを取る事。
　これは、実はなんですが、昨年大学院を卒業し、ついこの間、隣の部署に
　配属になった新入社員の女性がある日、私宛の電話を受けてくれました。
　私の机の上にあったのは・・・ポストイット。
　その小さな付箋に、しかも鉛筆で、「○○会社から電話ありました。また
　かけて下さるそうです。」とだけ書かれてありました。
　別の日にはうちの部署の新入社員の女性がやはり私宛の電話を受けてくれました。
　机の上には、失敗したコピー用紙を手でちぎった物が置いてありました。
　そこには、赤いボールペンで、「○○会社の△△さんから電話がありました。
　××時にまたかけて下さるとの事です。■■(自分の名前)」
　いや〜もう、本当にビックリでした。はい。２人とも。

　
　まず・・・
　付箋でメモを残すのは悪い事ではないですが、キチンと用件を伝えるには
　やっぱり書くスペースが小さ過ぎますよね。
　失敗したコピー用紙をメモ代わりに使うのはリサイクルなので良いと思いますが、
　自分よりも目上の人に対してのメモに使うのはやはり失礼ですよね。
　そして、鉛筆書きはいかがなものでしょうか？職種によっては
　鉛筆でも構わない場合もあるでしょうが、普通の職場の場合はやっぱり
　ボールペンが一般的でしょうね。
　ま、いくらボールペンが一般的と言っても、赤はね〜。
　少し考えればわかると思うんですが・・・わからないんでしょうね〜。
　それから、メモを書く時は、まず、誰宛のメモなのかを明確にする為にも、
　一番上には、メモを渡す相手の名前を「○○様」と書きます。
　ここも重要で、「さん」じゃなくて「様」の方が良いと思います。
　そして、掛かって来た相手の会社名、担当者名、用件を書きます。
　急ぎの場合は何時までに電話を掛け直すのか・・・など、いつまで・・・
　つまり、日時もしっかり確認した方が良いですね。
　そして、電話を受けた日にちと時間をキチンと書く事。
　これが一番大事です。電話が掛かって来たって事がわかっても、
　それがいつだったのか？が重要なポイントになる事が多いからです。
　もしかしたら、別の場所から、その後に電話していて、
　用件が済んでいる事もありますからね。(携帯電話がありますから)
　それから最後に自分の名前もキチンと書く事。これで完璧です。
　メモを見ただけで、その新人がキチンとしているか、常識があるかどうか・・・
　すぐわかります。
　自分がこうしてもらったら良いな・・・と思う事を相手にもしたいですね。
　そうすれば、お互いに良い仕事が出来るんじゃないかなと思います。